Vorlagen & Muster

Kompakte Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten: Praxisname, Gründungsdatum, Fachrichtung, Gründer, Standort, Kurzbeschreibung und Ziele.

Fundament der Praxisidee: Zielgruppe, Alleinstellungsmerkmale, Leistungsangebot, Praxisorganisation und Qualitätsmanagement.

Analyse der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen: Marktanalyse, Wettbewerbsanalyse und SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken).

Strategien zur Patientenakquise: Marketingmaßnahmen, Kommunikationsstrategie und Maßnahmen zur langfristigen Patientenbindung.

Teamaufbau und Personalstruktur: Rollen und Aufgaben, Gehaltsstruktur, Arbeitszeiten und gesamte Personalkosten.

Notwendige Anschaffungen für die Praxiseröffnung: Behandlungseinheiten, Laborgeräte, EDV & Software. Unterscheidung zwischen einmaligen Anschaffungskosten und laufenden Betriebsausgaben.

Finanzierungsstruktur: Eigenkapital, Fremdkapital (Darlehen, Fördermittel), Tilgungsplan (Jahr 1–5) und Zinskosten zur realistischen Rentabilitätseinschätzung.

Entwicklung von Umsatz, Kosten und Gewinn über 3–5 Jahre. Prognose dient als Orientierung für finanzielle Stabilität und Kreditbewertung.

Monatliche Übersicht der erwarteten Einnahmen, Ausgaben und des Kontostands. Verhindert Engpässe und ermöglicht rechtzeitige Gegenmaßnahmen.

Relevante Nachweise und Dokumente: Lebenslauf, Mietvertrag, Kostenvoranschläge und Marketingmaterial zur Untermauerung der Glaubwürdigkeit.

Klare Vision und strategische Ausrichtung: Leistungsangebot festlegen, Praxisform wählen (Einzelpraxis, Gemeinschaftspraxis, MVZ), Standortanalyse durchführen (Einzugsgebiet, Konkurrenz, Bedarf), Businessplan erstellen, Gründungsberatung in Anspruch nehmen, Finanzierungsplan und Liquiditätsvorschau erstellen. Fundierte Vorbereitung als Basis für den Erfolg.

Solide Finanzplanung für langfristige Stabilität: Eigenkapital prüfen, Kredite und Fördermittel beantragen (KfW, Bürgschaftsbank, Gründerkredite), Investitionsbedarf kalkulieren (Ausstattung, Umbau, IT, Geräte, Möbel), Kosten-Nutzen-Analyse für Praxisübernahme vs. Neugründung. Rentabilitäts- und Liquiditätsvorschau zur Darstellung des Kapitalbedarfs.

Wahl der passenden Rechtsform (Einzelunternehmen, GbR, GmbH, Partnerschaftsgesellschaft) mit Auswirkungen auf Haftung, Steuerpflicht und Organisation. Rechtzeitige Beantragung aller erforderlichen Zulassungen und Eintragungen bei Kammern, KVen oder KZVen. Juristische Prüfung wichtiger Verträge (Miet-, Gesellschafts-, Arbeitsverträge). Steuerliche Anmeldungen, Datenschutzanforderungen und berufsrechtliche Vorgaben beachten.

Auswahl geeigneter Praxisräume: Geeignete Räumlichkeiten finden (bauliche Anforderungen, Hygienevorschriften, Barrierefreiheit), Mietvertrag prüfen (Laufzeit, Nebenkosten, Umbauoptionen), Praxislayout planen (Raumaufteilung, Patientenzirkel, Empfangsbereich). Einrichtung & Ausstattung (medizinisch, technisch, administrativ), IT-Infrastruktur (Praxissoftware, Server, Datenschutz, Datensicherung), Telefon- und Internetanschluss, ggf. Online-Terminvergabe.

Teamaufbau und Personalmanagement: Personalbedarf planen (MFA, Rezeption, Reinigung, Buchhaltung), Stellenbeschreibungen und Arbeitsverträge erstellen, Anmeldung bei Sozialversicherungsträgern. Schulungen und Unterweisungen (Hygiene, Datenschutz, Arbeitsschutz), Vertretungsregelungen festlegen. Rechtssichere Arbeitsverträge und regelmäßige Schulungen sichern Qualität und Compliance im Praxisalltag.

Organisiertes Verwaltungssystem für effizienten Praxisbetrieb: Abrechnungssystem einrichten (KV-Abrechnung, Privatabrechnung, GOÄ, EBM), Praxisverwaltungssoftware auswählen (Terminplanung, Patientenakten, Abrechnung), Buchhaltungssystem / Steuerberater organisieren. Verträge mit Laboren, Lieferanten, Entsorgern abschließen. Versicherungen abschließen (Berufshaftpflicht, Praxisausfall, Inhalts-, Rechtsschutzversicherung). Korrekte Buchführung, zuverlässige Datensicherung und umfassender Versicherungsschutz sind essentiell.

Professioneller Außenauftritt für Vertrauen und Patientengewinnung: Praxisname & Logo entwickeln, Corporate Design (Visitenkarten, Briefpapier, Schilder), Website & Google-Business-Profil erstellen. Online-Terminbuchung & Bewertungen einbinden. Eröffnungsmarketing (Flyer, lokale Presse, Social Media). Netzwerk aufbauen (Kolleginnen, Apotheken, Pflegeeinrichtungen, Therapeutinnen). Einheitliches Erscheinungsbild und moderne digitale Präsenz sind unerlässlich.

Vorbereitung für einen reibungslosen Start: Hygienekonzept und Notfallplan erstellen, Medizinproduktebuch führen, Datenschutzunterlagen (AV-Verträge, Einverständniserklärungen). Qualitätsmanagementsystem implementieren (z. B. nach QEP, ISO). Probebetrieb durchführen, Eröffnungsdatum festlegen und kommunizieren. Alle Systeme testen, Abläufe abstimmen und Notfall- sowie Hygienekonzepte vollständig umsetzen.

Kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung: Erste betriebswirtschaftliche Auswertungen prüfen, Prozesse optimieren (Terminmanagement, Patientenkommunikation). Feedback von Patientinnen, Patienten und Team einholen. Regelmäßige Fortbildungen planen. Steuerliche und rechtliche Entwicklungen beobachten. Analyse von Kosten, Auslastung und Prozessen zur frühzeitigen Erkennung von Verbesserungspotenzialen.